¿Qué es una unidad compartida y en qué se diferencia de Mi unidad?

Una unidad compartida es un espacio de Drive cuyos archivos pertenecen a la empresa, mientras que en Mi unidad los archivos pertenecen a la persona. La diferencia importa el día que alguien renuncia: lo guardado en su Mi unidad se va con su cuenta y hay que transferirlo manualmente, mientras que lo guardado en una unidad compartida permanece disponible para el equipo aunque el usuario desaparezca. Además permiten definir roles de gestor, gestor de contenido, colaborador, comentador y lector. Recomendamos mover allí todo lo que sea información del negocio: contratos, propuestas, diseños y bases de datos.

¿Cómo recupero el correo de un empleado que ya salió de la empresa?

Desde la consola de administración, sin necesidad de la contraseña del empleado. El procedimiento correcto es suspender la cuenta en lugar de eliminarla, transferir los archivos de su Mi unidad a otro usuario, delegar el buzón a su jefe o a quien reciba el cargo, y dejar un reenvío hacia la persona que asume las funciones. Solo después de eso se libera la licencia. Si la cuenta ya fue eliminada, Google conserva los datos durante un periodo limitado y a veces es posible restaurarla desde la misma consola. Por eso dejamos ese procedimiento documentado desde la configuración inicial.

¿Se puede obligar a todo el equipo a usar verificación en dos pasos?

Sí, el administrador puede exigirla para todo el dominio o solo para ciertas unidades organizativas, y definir un periodo de gracia para que cada usuario la active. Se puede permitir el código por aplicación, la notificación en el teléfono o las llaves de seguridad físicas para los cargos con acceso a información sensible. Es la medida que más reduce el riesgo de suplantación del correo corporativo, porque una contraseña robada deja de ser suficiente. Nosotros la activamos por etapas, empezando por administradores y dirección, y acompañamos a los usuarios durante el registro para que nadie quede bloqueado.

¿Cuánto tarda dejar configurado Google Workspace para una empresa?

Depende del número de usuarios, de cuántas políticas se quieran aplicar y de si hay datos por migrar desde otro sistema. La creación de la estructura, los usuarios y las unidades compartidas se hace en una intervención; las reglas de seguridad y la capacitación suelen repartirse en sesiones cortas para no frenar la operación. Cuando hay correo antiguo por trasladar, esa copia corre en segundo plano mientras el equipo trabaja normal. Revisamos primero el estado actual y después cotizamos: le entregamos el cronograma junto con una cotización cerrada, y usted aprueba el valor antes de que empecemos.

¿Puedo controlar con quién comparte archivos mi equipo?

Sí. Desde la consola se define si los usuarios pueden compartir por fuera del dominio, si pueden crear enlaces públicos, si esos enlaces caducan y si se advierte al usuario cuando comparte con alguien externo. Las políticas se aplican por unidad organizativa, de modo que dirección puede tener permisos amplios y operaciones un esquema más cerrado. También es posible bloquear la descarga, la impresión y la copia en documentos sensibles. Configuramos estas reglas junto con el responsable del área, porque una política demasiado estricta termina empujando al equipo a usar cuentas personales.

Configurar Google Workspace en Bogotá sin perder correos

El servicio

En qué consiste

Aquí el trabajo no es solo el correo, sino la consola de administración completa de Google Workspace. Creamos la estructura de unidades organizativas para separar áreas como dirección, comercial y operaciones, y aplicamos políticas distintas a cada una: quién puede compartir archivos por fuera de la empresa, quién puede instalar aplicaciones de terceros y quién puede reenviar correo de forma automática. Configuramos grupos de correo por área, unidades compartidas de Drive donde los archivos pertenecen a la empresa y no a la persona, permisos de gestor, colaborador y lector, y reglas de retención para que nada se borre por error. Activamos la verificación en dos pasos de forma obligatoria, la firma DKIM del dominio, el registro de dispositivos móviles con bloqueo remoto, las salas y calendarios compartidos, y Meet con las restricciones de acceso que necesite. Dejamos además la delegación de buzones para asistentes y el procedimiento de entrega cuando alguien se retira. Primero revisamos, después cotizamos: usted aprueba el valor antes de que empecemos y el trabajo queda con garantía.

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Qué revisamos

Incluye la estructura de unidades organizativas, la creación de usuarios y grupos, unidades compartidas de Drive con permisos por rol, políticas de compartición externa, reglas de retención, activación de DKIM, verificación en dos pasos obligatoria, gestión de dispositivos móviles y configuración de Calendar, Meet y salas de reunión.

Qué incluye

Trabajamos dentro de la consola de administración de Google: unidades organizativas, grupos, unidades compartidas, reglas de enrutamiento de correo, listas de remitentes aprobados y bloqueados, alertas de seguridad, informes de uso y las opciones de retención y búsqueda que trae el plan contratado por la empresa.

Cómo lo hacemos

Levantamos primero un inventario de usuarios, dominios y datos existentes, definimos con usted las políticas y solo entonces aplicamos cambios, siempre fuera del horario crítico. Al terminar entregamos la consola documentada, dejamos una cuenta de administrador de respaldo, capacitamos a quien vaya a administrar y respondemos por el trabajo con garantía.

Dudas frecuentes

Preguntas sobre Configuración de Google Workspace en Bogotá

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¿Qué es una unidad compartida y en qué se diferencia de Mi unidad?: Una unidad compartida es un espacio de Drive cuyos archivos pertenecen a la empresa, mientras que en Mi unidad los archivos pertenecen a la persona. La diferencia importa el día que alguien renuncia: lo guardado en su Mi unidad se va con su cuenta y hay que transferirlo manualmente, mientras que lo guardado en una unidad compartida permanece disponible para el equipo aunque el usuario desaparezca. Además permiten definir roles de gestor, gestor de contenido, colaborador, comentador y lector. Recomendamos mover allí todo lo que sea información del negocio: contratos, propuestas, diseños y bases de datos.
¿Cómo recupero el correo de un empleado que ya salió de la empresa?: Desde la consola de administración, sin necesidad de la contraseña del empleado. El procedimiento correcto es suspender la cuenta en lugar de eliminarla, transferir los archivos de su Mi unidad a otro usuario, delegar el buzón a su jefe o a quien reciba el cargo, y dejar un reenvío hacia la persona que asume las funciones. Solo después de eso se libera la licencia. Si la cuenta ya fue eliminada, Google conserva los datos durante un periodo limitado y a veces es posible restaurarla desde la misma consola. Por eso dejamos ese procedimiento documentado desde la configuración inicial.
¿Se puede obligar a todo el equipo a usar verificación en dos pasos?: Sí, el administrador puede exigirla para todo el dominio o solo para ciertas unidades organizativas, y definir un periodo de gracia para que cada usuario la active. Se puede permitir el código por aplicación, la notificación en el teléfono o las llaves de seguridad físicas para los cargos con acceso a información sensible. Es la medida que más reduce el riesgo de suplantación del correo corporativo, porque una contraseña robada deja de ser suficiente. Nosotros la activamos por etapas, empezando por administradores y dirección, y acompañamos a los usuarios durante el registro para que nadie quede bloqueado.
¿Cuánto tarda dejar configurado Google Workspace para una empresa?: Depende del número de usuarios, de cuántas políticas se quieran aplicar y de si hay datos por migrar desde otro sistema. La creación de la estructura, los usuarios y las unidades compartidas se hace en una intervención; las reglas de seguridad y la capacitación suelen repartirse en sesiones cortas para no frenar la operación. Cuando hay correo antiguo por trasladar, esa copia corre en segundo plano mientras el equipo trabaja normal. Revisamos primero el estado actual y después cotizamos: le entregamos el cronograma junto con una cotización cerrada, y usted aprueba el valor antes de que empecemos.
¿Puedo controlar con quién comparte archivos mi equipo?: Sí. Desde la consola se define si los usuarios pueden compartir por fuera del dominio, si pueden crear enlaces públicos, si esos enlaces caducan y si se advierte al usuario cuando comparte con alguien externo. Las políticas se aplican por unidad organizativa, de modo que dirección puede tener permisos amplios y operaciones un esquema más cerrado. También es posible bloquear la descarga, la impresión y la copia en documentos sensibles. Configuramos estas reglas junto con el responsable del área, porque una política demasiado estricta termina empujando al equipo a usar cuentas personales.

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